Prompt-Vorlagen für typische Aufgaben im Büroalltag

Prompt-Vorlagen für Unternehmen sind wiederverwendbare Anweisungen mit Platzhaltern, die Sie jedes Mal ausfüllen, etwa [E-Mail einfügen] oder [Zielgruppe]. Sie sparen Zeit und sorgen vor allem für einheitliche Ergebnisse im Team. Unten finden Sie zwölf Vorlagen für häufige Aufgaben: E-Mails, Zusammenfassungen, Meeting-Notizen, Extraktion, Berichte, Feedback und Planung. Jede folgt derselben Struktur aus Aufgabe, Kontext, Zielgruppe, Format und Regeln, die unser Leitfaden zu Prompt Engineering im Unternehmen beschreibt. Kopieren Sie sie, ersetzen Sie die Klammern und passen Sie die Regeln an Ihr Unternehmen an.

Wenn Sie lieber Felder ausfüllen als Text bearbeiten, baut der KI-Prompt-Generator Prompts mit derselben Struktur und enthält mehrere dieser Vorlagen als Voreinstellungen.

So nutzen Sie diese Vorlagen

• Ersetzen Sie alles in eckigen Klammern.
• Behalten Sie die dreifachen Anführungszeichen um eingefügtes Material; sie trennen Ihren Inhalt von den Anweisungen.
• Löschen Sie Regeln, die nicht passen, und ergänzen Sie eigene.
• Speichern Sie gut funktionierende Versionen an einem gemeinsamen Ort, damit das Team dieselben Formulierungen nutzt.
• Halten Sie sich an die KI-Richtlinie Ihres Unternehmens, welche Daten in welches Tool dürfen.

1. Auf eine Kunden-E-Mail antworten

Du bist Kundenservice-Mitarbeiter von [Unternehmen], das [ein Satz zu Ihrem Angebot].

Aufgabe: Schreibe eine Antwort auf die Kunden-E-Mail unten. Erkenne das Anliegen an,
erkläre den nächsten Schritt und nenne einen realistischen Zeitrahmen.

Fakten, die du nutzen darfst:
"""
[Bestelldaten, relevanter Auszug aus der Richtlinie]
"""

Kunden-E-Mail:
"""
[E-Mail einfügen]
"""

Regeln:
- Nutze nur die Fakten oben. Fehlt etwas, schreibe [PRÜFEN], statt zu raten.
- Versprich keine Erstattungen, Rabatte oder Termine, die nicht in den Fakten stehen.
- Anrede [Sie/du], freundlich und klar, unter 150 Wörtern.
- Schließe mit einem klaren nächsten Schritt für den Kunden.

2. Ein Dokument für Entscheider zusammenfassen

Fasse das Dokument unten für [Rolle, z. B. die Geschäftsführerin] zusammen, die über
[welche Entscheidung] entscheiden muss.

Aufbau:
1. Zusammenfassung in einem Satz
2. Kernpunkte (max. 5 Stichpunkte)
3. Risiken oder offene Fragen
4. Was für eine Entscheidung nötig ist

Regeln: Nutze nur Informationen aus dem Dokument. Gib Zahlen exakt wieder. Markiere
Unklares als offene Frage. Maximal 250 Wörter.

"""
[Dokument einfügen]
"""

3. Aus Meeting-Notizen Aufgaben machen

Mache aus den Meeting-Notizen unten eine Zusammenfassung für alle, die nicht dabei
waren.

Ausgabe:
- Getroffene Entscheidungen
- Aufgaben als Tabelle: Aufgabe | verantwortlich | fällig am
- Offene Fragen

Ist keine verantwortliche Person oder kein Termin genannt, schreibe "nicht angegeben".
Füge keine Aufgaben hinzu, die nicht besprochen wurden.

"""
[Notizen oder Transkript einfügen]
"""

4. Strukturierte Daten aus einem Dokument auslesen

Lies die folgenden Felder aus dem Dokument unten aus und gib nur gültiges JSON zurück:
{"lieferant": "", "rechnungsnummer": "", "rechnungsdatum": "JJJJ-MM-TT",
 "nettobetrag": 0, "steuerbetrag": 0, "waehrung": ""}

Regeln:
- Nutze null für jedes Feld, das nicht vorhanden ist. Schätze nicht.
- Beträge als Zahlen ohne Währungssymbol.
- Kein Text außerhalb des JSON.

"""
[Dokumenttext einfügen]
"""

Bei vielen Dokumenten in einem Durchgang verarbeiten Sie eines pro Anfrage; die Ergebnisse lassen sich so leichter prüfen.

5. Verständlicher umschreiben

Schreibe den Text unten so um, dass er für [Zielgruppe] leichter zu lesen ist.

Beibehalten: die Bedeutung, alle Fakten, Namen, Zahlen und Daten.
Ändern: lange Sätze, Fachjargon, Passivkonstruktionen.
Format: [gleiche Struktur / kurze Absätze / Stichpunkte].
Liste nach dem Text die drei wichtigsten Änderungen auf.

"""
[Text einfügen]
"""

6. Inhalte für einen anderen Kanal anpassen

Passe den Inhalt unten für [Kanal, z. B. einen LinkedIn-Beitrag / einen
Kunden-Newsletter / eine interne Mitteilung] an.

Zielgruppe: [wer]
Länge: [Grenze]
Tonalität: [z. B. professionell und nahbar]
Muss enthalten: [Kernbotschaft, Platzhalter für Link, Handlungsaufforderung]
Vermeiden: übertriebene Versprechen, Emojis [falls zutreffend], Hashtags [falls zutreffend].

"""
[Originalinhalt einfügen]
"""

7. Erster Entwurf eines Berichtsabschnitts

Du bist Analyst und schreibst für [Zielgruppe].

Schreibe den Abschnitt "[Abschnittstitel]" eines [Berichtsart] ausschließlich auf
Basis der Daten und Notizen unten.

Aufbau: kurze Einleitung, Ergebnisse mit Zahlen, Auswirkungen, nächste Schritte.
Länge: etwa [Anzahl] Wörter.
Regeln: Trenne Beobachtungen von Interpretation. Erfinde keine Zahlen. Kennzeichne
Annahmen ausdrücklich.

Daten und Notizen:
"""
[einfügen]
"""

8. Kundenfeedback auswerten

Werte das Kundenfeedback unten aus.

Ausgabe:
1. Eine Tabelle der Themen: Thema | kurze Beschreibung | Anzahl der Nennungen | Beispielzitat
2. Die drei Themen mit dem größten Handlungsbedarf, mit Begründung
3. Feedback, das eine individuelle Antwort braucht (z. B. Beschwerden, Sicherheitsthemen)

Regeln: Zähle nur, was in den Daten steht. Nutze exakte Zitate. Identifiziere in der
Zusammenfassung keine Einzelpersonen.

"""
[Feedback einfügen, ein Eintrag pro Zeile]
"""

9. Ein schwieriges Gespräch vorbereiten

Ich muss mit [Rolle, z. B. einem Lieferanten] über [Thema] sprechen.
Kontext: [was passiert ist, was ich erreichen will, Rahmenbedingungen].

Hilf mir bei der Vorbereitung:
- Meine Kernbotschaft in zwei Sätzen
- Drei wahrscheinliche Einwände und ruhige, sachliche Antworten darauf
- Fragen, die ich stellen sollte
- Wie ein gutes Ergebnis und ein akzeptabler Kompromiss aussehen

Bleib praxisnah und knapp.

10. Den Entwurf einer Stellenanzeige schreiben

Schreibe eine Stellenanzeige für die Position [Titel] bei [Art und Größe des
Unternehmens].

Enthalten: Zweck der Stelle, Hauptaufgaben (max. 7), erforderliche Kenntnisse,
wünschenswerte Kenntnisse, was wir bieten [Fakten], wie man sich bewirbt.

Regeln: Inklusive, einfache Sprache. Keine übertriebenen Versprechen. Keine
Anforderungen, die unten nicht genannt sind.

Notizen der einstellenden Führungskraft:
"""
[Notizen einfügen]
"""

Beachten Sie: KI zum Entwerfen einer Stellenanzeige zu nutzen, ist etwas ganz anderes, als Bewerber damit zu bewerten. Letzteres kann nach dem EU AI Act ein Hochrisiko-Einsatz sein; siehe Risikoklassen des EU AI Act.

11. Brainstorming mit Vorgaben

Schlage [Anzahl] Ideen für [Ziel] vor.

Kontext: [Unternehmen, Zielgruppe, Budget, was schon versucht wurde]

Gib für jede Idee an: Name, Beschreibung in einem Satz, wichtigster Nutzen,
wichtigstes Risiko, grober Aufwand (gering/mittel/hoch).

Regeln: Die Ideen müssen für [Teamgröße / Budget] realistisch sein. Vermeide
allgemeine Ratschläge. Ordne von vielversprechend bis weniger vielversprechend und
begründe die Top-Wahl in zwei Sätzen.

12. Einen Entwurf anhand einer Checkliste prüfen

Prüfe den Entwurf unten anhand dieser Kriterien:
[3–7 Kriterien auflisten, z. B. "jede Aussage ist durch die Fakten gedeckt", "keine
Zusagen zu Lieferterminen", "unter 200 Wörtern"]

Für jedes Kriterium: erfüllt oder nicht erfüllt, bei Nichterfüllung mit der genauen
Textstelle und einem Korrekturvorschlag. Schreibe nicht den ganzen Entwurf neu.

Fakten:
"""
[einfügen]
"""

Entwurf:
"""
[einfügen]
"""

Diese Vorlage eignet sich als zweiter Schritt nach jeder Entwurfsvorlage und als Unterstützung für die menschliche Prüfung. Sie ersetzt die prüfende Person nicht; wie Sie diesen Schritt gestalten, lesen Sie unter Human-in-the-Loop-KI.

Vorlagen für Ihr Team nutzbar machen

Ergänzen Sie	Warum
Fakten zu Unternehmen und Produkten	Damit die KI Lücken nicht mit Annahmen füllt
Regeln zu Anrede und Tonalität	Einheitlichkeit mit Ihrer Marke
Eine Liste von Dingen, die nie versprochen werden	Verringert riskante Ergebnisse
Ein Beispiel für ein hervorragendes Ergebnis	Oft wirksamer, als den Stil zu beschreiben; siehe Few-Shot Prompting
Verantwortliche Person und Version	Damit Verbesserungen geteilt und nachverfolgt werden

Wird dieselbe Vorlage in einem automatisierten Workflow statt im Chat genutzt, gehören ihre festen Anweisungen in einen System-Prompt. Wie der aufgebaut ist, erklärt System-Prompt schreiben.

Typische Fehler mit Vorlagen

• Platzhalter nicht ausfüllen. Das Modell nimmt „[Zielgruppe]“ womöglich wörtlich oder erfindet etwas.
• Zu viel einfügen. Langes, irrelevantes Material verwässert den Fokus. Fügen Sie ein, was die Aufgabe braucht.
• Vorlagen kopieren, ohne die Regeln anzupassen. Allgemeine Regeln ergeben allgemeine Ergebnisse.
• Nie testen. Probieren Sie jede Vorlage an mehreren echten Fällen aus, auch an unbequemen, bevor Sie sie teilen.
• Dem Ergebnis ungeprüft vertrauen. Vorlagen verbessern die Einheitlichkeit, nicht die Richtigkeit.

Nächster Schritt

Wählen Sie die zwei Vorlagen, die Ihren wöchentlichen Aufgaben am nächsten kommen, passen Sie sie an und testen Sie jede an fünf echten Fällen. Oder bauen Sie Ihre eigene von Grund auf mit dem KI-Prompt-Generator, der Rolle, Aufgabe, Kontext, Format und Regeln zu einem kopierfertigen Prompt zusammensetzt.