KI-Inventar erstellen: Vorlage für alle KI-Systeme

Ein KI-Inventar ist ein Verzeichnis aller KI-Systeme, die Ihr Unternehmen nutzt oder entwickelt – mit einem Eintrag pro Anwendungsfall: was das System tut, wer verantwortlich ist, welcher Anbieter es liefert, welche Daten hineinfließen, wie es nach dem EU AI Act eingestuft ist und welche Kontrollen gelten. Sie erstellen es in vier Schritten: herausfinden, was im Einsatz ist, jeden Anwendungsfall mit festen Feldern erfassen, einstufen und aktuell halten. Für den Anfang reicht eine gemeinsame Tabelle.

Dieser Ratgeber liefert die Felder, drei Beispieleinträge und eine Routine für die laufende Pflege. Er ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Für Entscheidungen mit rechtlichen Folgen lesen Sie den offiziellen Text der KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689 in der geänderten Fassung) und ziehen Sie qualifizierte Rechtsberatung hinzu.

Warum sich ein KI-Inventar lohnt

Der EU AI Act verlangt nicht ausdrücklich von jedem Unternehmen ein Inventar. Doch fast jede seiner Pflichten setzt voraus, dass Sie wissen, welche KI-Systeme Sie wofür einsetzen:

• Maßnahmen zur KI-Kompetenz sollten bei den Menschen ansetzen, die tatsächlich mit KI-Systemen arbeiten.
• Transparenzpflichten greifen in bestimmten Situationen, etwa bei Chatbots, Deepfakes oder Emotionserkennung.
• Hochrisiko-Pflichten hängen vom Zweck ab, zum Beispiel Personalauswahl oder Kreditentscheidungen.
• Zum Anbieter werden Sie unter Umständen, wenn Sie die Zweckbestimmung eines Systems ändern oder Ihren Namen daraufsetzen.

Ohne Inventar müssen Sie jede dieser Fragen neu beantworten, meist unter Zeitdruck. Dazu kommen weitere Vorteile: Der Datenschutz muss wissen, wohin personenbezogene Daten fließen, die IT-Sicherheit, welche externen Dienste Unternehmensdaten erhalten, und das Controlling, was die vielen Abos kosten.

Was ins Inventar gehört

Fassen Sie den Rahmen zunächst weit und grenzen Sie später ein. Typische Einträge sind:

• allgemeine KI-Assistenten, die Beschäftigte nutzen – ob vom Unternehmen lizenziert oder nicht,
• KI-Funktionen in vorhandener Software, etwa in HR-, CRM-, Ticket-, Buchhaltungs- oder Office-Programmen,
• Automatisierungen und Workflows, die ein KI-Modell aufrufen,
• selbst gebaute oder beauftragte Chatbots und Assistenten,
• KI-Komponenten in Produkten, die Sie verkaufen,
• Browser-Erweiterungen und Plug-ins mit KI-Funktionen.

Die KI-Verordnung definiert den Begriff „KI-System“ rechtlich, und nicht jedes Tool, das als „KI“ beworben wird, erfüllt diese Definition. Für das Inventar ist es sicherer, ein Grenzfall-Tool mit einem Vermerk aufzunehmen, als es wegzulassen.

Schritt 1: Herausfinden, was tatsächlich im Einsatz ist

Offizielle Listen erzählen selten die ganze Geschichte. Kombinieren Sie mehrere Quellen:

1. Einkauf und Rechnungen: Abos, Lizenzen und API-Konten, die das Unternehmen bezahlt oder als Auslagen erstattet.
2. IT-Unterlagen: Softwareverzeichnis, Single-Sign-on-Protokolle, freigegebene Browser-Erweiterungen.
3. Anbieter: Fragen Sie die Hersteller Ihrer wichtigsten Geschäftssoftware, welche KI-Funktionen aktiv oder geplant sind.
4. Teams: eine kurze Umfrage pro Abteilung: Welche KI-Tools nutzen Sie, für welche Aufgaben, mit welchen Daten?
5. Entwicklungs- und IT-Projekte: alles, was die API eines Modells aufruft.

Die Umfrage funktioniert am besten ohne Schuldzuweisung. Wer Sanktionen für ein nicht freigegebenes Tool befürchtet, wird es verschweigen, und das Inventar bleibt lückenhaft. Machen Sie klar, dass es darum geht, nützliche Tools sicher weiter nutzen zu können, und verweisen Sie anschließend auf Ihre KI-Richtlinie.

Schritt 2: Jeden Anwendungsfall erfassen

Legen Sie eine Zeile pro Anwendungsfall an, nicht pro Tool. Diese Felder decken ab, was die meisten Organisationen brauchen:

Feld	Was Sie eintragen
ID und Name	Ein kurzer Name wie „Antwortentwürfe für E-Mails, Kundenservice“
Zweck	Wofür das System genutzt wird, in ein bis zwei Sätzen
Tool und Anbieter	Produktname, Hersteller, Modell, falls bekannt
Art	Allgemeiner Assistent, KI-Funktion in Software, Eigenentwicklung, Workflow
Abteilung und Verantwortliche	Wer für diesen Einsatz geradesteht
Nutzende	Rollen und ungefähre Zahl der Personen
Betroffene Personen	Kunden, Bewerber, Beschäftigte, Öffentlichkeit
Daten	Kategorien der Eingabedaten, ob personenbezogene oder vertrauliche Daten betroffen sind
Einfluss auf Entscheidungen	Fließt das Ergebnis in Entscheidungen über Menschen ein oder trifft es sie?
Menschliche Aufsicht	Wer das Ergebnis prüft und wie
Rolle nach dem AI Act	Betreiber, Anbieter oder beides
Risikoeinstufung	Verboten, hochriskant, Transparenzpflicht, minimales Risiko oder „noch zu prüfen“
Kontrollen	Richtlinien, Schulungen, Prüfschritte, Verträge, Auftragsverarbeitungsvertrag
Status	Geplant, Pilot, freigegeben, eingeschränkt, eingestellt
Termine	Beginn der Nutzung, letzte Prüfung, nächste Prüfung

Halten Sie Freitext kurz. Ein Inventar, das eine Stunde pro Eintrag kostet, wird nicht gepflegt.

Schritt 3: Jeden Anwendungsfall einstufen

Beantworten Sie für jede Zeile drei Fragen:

1. Welche Rolle haben Sie? Wer das Tool eines Herstellers nutzt, ist in der Regel Betreiber. Wer ein eigenes System baut oder seinen Namen auf eines setzt, kann Anbieter werden. Den Unterschied erklärt der Artikel zu den Pflichten für Betreiber nach dem EU AI Act.
2. Welche Risikoklasse gilt? Entscheidend ist der Zweck, nicht die Technik. Die Risikoklassen des EU AI Act gehen jede Stufe mit Beispielen durch.
3. Welche Pflichten folgen daraus? Tragen Sie sie im Feld „Kontrollen“ ein und benennen Sie Verantwortliche.

Der kostenlose EU AI Act Risikoklassen-Check gibt pro Anwendungsfall eine erste Orientierung und listet die Pflichten auf, die Sie für Ihre Rolle prüfen sollten. Halten Sie Ergebnis und Datum fest und markieren Sie alles, was hochriskant wirkt, für eine rechtliche Prüfung.

Beispieleinträge

Drei angenommene, gekürzte Zeilen:

Feld	Antwortentwürfe für E-Mails	Vorauswahl von Lebensläufen	Website-Chatbot
Zweck	Antworten auf Kunden-E-Mails entwerfen	Eingehende Bewerbungen in eine Rangfolge bringen	Produktfragen auf der Website beantworten
Art	Allgemeiner Assistent, Unternehmenslizenz	KI-Funktion in der HR-Software	Eigenentwicklung auf einer LLM-API
Personenbezogene Daten	Ja, Kundennamen und Bestellungen	Ja, Bewerberdaten	Möglich, falls Nutzer sie eintippen
Einfluss auf Entscheidungen	Keiner, der Mitarbeiter versendet die Antwort	Beeinflusst, wer eingeladen wird	Keiner, nur Information
Rolle	Betreiber	Betreiber	Voraussichtlich Anbieter des Chatbots
Einstufung	Voraussichtlich minimales Risiko	Voraussichtlich hochriskant (Beschäftigung)	Transparenzpflicht
Kontrollen	Richtlinie, Schulung, jeder Entwurf wird geprüft	Pausiert bis zur rechtlichen Prüfung	Hinweis auf KI, Übergabe an einen Menschen
Status	Freigegeben	Eingeschränkt	Pilot

Das Beispiel mit den Lebensläufen zeigt, warum die Einstufung zählt. Die Funktion könnte per Software-Update aktiviert worden sein, ohne dass jemand bewusst entschieden hat, sie zu nutzen. Ein Inventar mit gezielten Fragen an die Anbieter fängt so etwas ab.

Schritt 4: Verantwortliche und Kontrollen festlegen

Jede Zeile braucht genau eine verantwortliche Person – meist die Leitung der Abteilung, die das System nutzt, nicht die IT. Sie stellt sicher, dass:

• die Nutzenden passende Maßnahmen zur KI-Kompetenz erhalten haben (siehe KI-Kompetenz nach dem EU AI Act),
• die im Eintrag beschriebenen Prüfschritte tatsächlich stattfinden,
• Änderungen am Zweck oder an den Funktionen des Anbieters gemeldet werden,
• der Eintrag zum fälligen Termin überprüft wird.

Eine zentrale Koordination – oft Compliance, Datenschutz oder eine KI-Verantwortliche – hält die Vorlage einheitlich und verfolgt offene Prüfungen.

Schritt 5: Das Inventar aktuell halten

Ein Inventar veraltet schnell. Verankern Sie die Pflege in bestehenden Abläufen, statt sich auf das Gedächtnis zu verlassen:

• Einkauf: keine neue Software mit KI-Funktionen ohne Inventareintrag.
• IT-Freigabe: neue API-Schlüssel, Erweiterungen und Integrationen lösen einen Eintrag aus.
• Anbieter-Updates: Kündigt ein Hersteller neue KI-Funktionen an, prüft die verantwortliche Person, ob sich die Einstufung ändert.
• Neue Zwecke: Wird ein freigegebenes Tool für eine neue Aufgabe genutzt, entsteht eine neue Zeile, keine Änderung der alten.
• Jährliche Prüfung: Jeder Eintrag wird bestätigt, aktualisiert oder eingestellt.

Das Inventar mit anderen Verzeichnissen verknüpfen

Viele Unternehmen führen bereits ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO. Verweisen Sie wechselseitig, statt Daten doppelt zu pflegen: Der Eintrag im KI-Inventar verweist auf die Verarbeitungstätigkeit, und dort wird vermerkt, dass ein KI-System beteiligt ist.

Das Inventar hilft auch bei der Planung entlang des Zeitplans der KI-Verordnung. Laut der Seite der Europäischen Kommission zum AI Act gelten die Verbote und die Pflichten zur KI-Kompetenz seit dem 2. Februar 2025, die Transparenzregeln seit August 2026. Nach den Änderungen durch den KI-Omnibus, der am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist, gelten die Regeln für Hochrisiko-Systeme in den aufgeführten Bereichen wie Beschäftigung ab dem 2. Dezember 2027, für KI in Produkten wie Aufzügen oder Spielzeug ab dem 2. August 2028. Termine können sich erneut ändern; prüfen Sie daher die aktuellen offiziellen Quellen.

Tabelle oder spezielles Tool?

Beginnen Sie mit einer Tabelle oder einer Liste in Ihrem vorhandenen Kollaborationstool. Das reicht für Dutzende Einträge, und die Felder sind wichtiger als die Software. Ein spezialisiertes Governance-Tool lohnt sich, wenn Sie viele Einträge und mehrere Prüfende haben oder Workflows und Prüfpfade brauchen. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Beschränken Sie, wer Einstufungen ändern darf, und führen Sie eine Änderungshistorie.

Typische Fehler

• Tools statt Einsätze erfassen. Ein Tool kann in mehreren Zeilen mit unterschiedlicher Einstufung auftauchen.
• Nur zählen, was die IT freigegeben hat. Gerade inoffizielle Tools bergen oft das Risiko.
• KI-Funktionen in vorhandener Software übersehen. Updates können Tools, die Sie seit Jahren nutzen, um KI erweitern.
• Keine verantwortliche Person pro Eintrag. Ohne klare Zuständigkeit veralten die Einträge.
• Einmal erstellen und vergessen. Ein Inventar, das nicht an Einkauf und Freigaben gekoppelt ist, ist nach wenigen Monaten veraltet.
• Zu viele Felder. Beginnen Sie mit dem Wesentlichen und ergänzen Sie Felder erst, wenn jemand sie braucht.

Checkliste zum Abschluss

• KI-Tools aus Rechnungen, IT-Unterlagen, Anbieterangaben, Teams und Projekten zusammentragen.
• Pro Anwendungsfall eine Zeile mit den Feldern oben anlegen.
• Für jede Zeile Rolle und Risikoklasse bestimmen, beginnend mit dem EU AI Act Risikoklassen-Check.
• Alles, was hochriskant oder verboten wirkt, rechtlich prüfen lassen.
• Jeder Zeile eine verantwortliche Person und Kontrollen zuordnen.
• Die Pflege an Einkauf, IT-Freigabe und Anbieteränderungen koppeln.
• Jeden Eintrag mindestens einmal im Jahr überprüfen.